Zonder de secretaresse is het een zooitje
(Intro)
Ze inspireren menig filmmaker (Secretary, The Secretary Who Stole £4 Million, The Secretary Princess), ze hebben een speciale dag in het jaar (de Secretaressedag), ze kunnen reputaties maken (achter elke wereldleider staat een getalenteerde secretaresse) maar ook breken (denk aan John Prescott, de voormalig vice-premier van Groot-Brittannië die moest aftreden vanwege zijn affaire met zijn secretaresse). Kortom, secretaresses zijn niet weg te denken uit onze maatschappij. Desondanks weten maar heel weinig mensen wat secretaresses echt doen. Daarom interviewde SEN de secretaresses Danitia en Meredith.
(Tekst)
De secretaresse is de centrale persoon in de organisatie. Zij zorgt ervoor dat andere collega’s zich volledig kunnen focussen op hun specifieke inhoudelijke taak zonder zich zorgen hoeven te maken om afspraken en deadlines. Want dat regelen de secretaresse wel. ‘Zonder ons wordt het een zooitje,’ is de ervaring van secretaresse Danitia Brewster (22 jaar). Via de uitzendorganisatie Content kwam zij bij PricewaterhouseCoopers, een belastingadviseurkantoor, terecht waar ze met veel tevredenheid werkt. ‘Ik beheer en bewaak de agenda’s van de leidinggevenden en regel hun zakenreizen. Dit vereist precisiewerk, er mag niets fout gaan. Ik doe ook de verslaglegging van bijvoorbeeld de wekelijkse teamoverleggen waarbij accuratesse net zo belangrijk is. Het belangrijkste voor een secretaresse is, vind ik, goed op de hoogte zijn van wat er in mijn organisatie en haar omgeving speelt. Ik moet dus alert zijn, anders kan ik mijn werk niet goed doen.’
Ook Meredith Day heeft haar baan via Content verkregen en werkt bij Equity Trust als secretaresse. Volgens haar zorgt de secretaresse ervoor dat alles op zijn pootjes terecht komt, ook wanneer er iets niet is gegaan zoals gepland. ‘Wanneer collega's het overzicht verliezen, kunnen ze op mij terugvallen. Ik kan verschillende taken tegelijkertijd doen, multi tasken, ik ken iedere contactpersoon bij naam en ik beheer niet alleen de agenda's, maar bewaak ook de onderlinge afspraken en de deadlines,’ voegt Meredith toe.
Een secretaresse is het visitekaartje van het bedrijf: zij ontvangt de klanten en relaties, zij staat de mensen te woord en zij zorgt dat de organisatie altijd telefonisch bereikbaar is. Zij zorgt ervoor dat haar collega's geen flaters slaan door ze up to date te houden. Ze informeert haar collega’s over de nodige zaken voordat zij een vergadering binnenstappen of naar een afspraak buiten het kantoor vertrekken. Een secretaresse regelt ook dat het kantoor er representatief uitziet, dat de vergaderzaal is gereserveerd en geëquipeerd en dat de vergaderstukken compleet en op tijd aangeleverd worden.
Ziet het werk van een secretaresse er elke dag hetzelfde uit? 'Nee,' zeggen Danitia en Meredith die juist de afwisseling als de meest aangename kant van hun baan ervaren. 'Je weet 's morgens vaak niet welke nieuwe zaken er naast de reguliere werkzaamheden bij komen. Elke dag is weer anders, je weet nooit precies wat er boven op de planning komt,’ aldus Danitia. ‘Het is afwisselend en plezierig om verschillende zaken te ondernemen en te organiseren,’ vervolgt Meredith.
Secretarieel werk is niet voor iedereen weggelegd. Mensen die niet stressbestendig, collegiaal, initiatiefrijk, veelzijdig en leergierig zijn kunnen het beter niet in hun hoofd halen om secretaresse te worden. Want deze eigenschappen heb je nodig om je werk goed te kunnen doen. Daarnaast moet een secretaresse assertief zijn omdat zij als de spil van de organisatie door alle collega’s kan worden aangesproken om taken over te nemen of op het laatste moment nog dit en dat te regelen. ‘Het risico is groot dat je jezelf voorbij loopt en teveel klussen aanneemt. Daarom moet een secretaresse ook nee durven en kunnen zeggen,’ aldus Meredith.